Минуты - Minutes

Эта статья о письменном протоколе встречи. Для единицы времени см. минута. Для использования в других целях см. Минута (значения).

Протокол первого заседания комитета Фонда помощи при землетрясении Хокс-Бей

Минуты, также известный как протокол собрания (сокращение Мама), протоколы или, неофициально, Примечания, являются мгновенной записью встреча или же слушание. Обычно они описывают события собрания и могут включать список участников, изложение вопросов, рассмотренных участниками, и соответствующие ответы или решения по этим вопросам.

Этимология

Название «минуты», возможно, происходит от латинской фразы minuta scriptura (буквально «мелкое письмо»), что означает «грубые заметки».^[1]

Творчество

Протокол может быть создан во время встречи машинистка или же стенографист, кто может использовать стенография запись, а затем подготовьте протокол и затем выдайте его участникам. Как вариант, встреча может быть аудио записано, видео записано, или группа, назначенная или неофициально назначенная секретарь может делать заметки, протоколы готовятся позже. Многие государственные учреждения используют программное обеспечение для записи минут для записи и подготовки всех минут в в реальном времени.

Цель

Протокол - это официальный письменный протокол собраний организации или группы. Они не стенограммы этих разбирательств. С помощью Правила порядка Роберта в новой редакции (RONR), протокол должен содержать в основном запись того, что было сделано на встрече не то, что было сказал членами.^[2][3][4] В организации могут быть свои правила относительно содержания протокола.

Для большинства организаций или групп важно, чтобы протоколы были краткими и включали только краткое изложение решений.^[2] А дословно отчет (стенограмма) обычно бесполезен. Если этого не требуют правила организации, резюме обсуждений на собрании не является ни необходимым, ни уместным.^[2]

Протоколы определенных групп, например корпоративный совет директоров, должны храниться в архиве и являются важными юридическими документами.^[5][6][7] Протоколы заседаний совета директоров ведутся отдельно от протоколов общих собраний членов той же организации.^[8] Кроме того, протокол исполнительные сессии можно хранить отдельно.^[9] Комитеты не обязаны вести официальные протоколы, хотя могут быть сделаны менее формальные записи.^[10] Для комитетов их официальные записи - это отчеты, представленные их головному органу.

Формат

Формат протокола может варьироваться в зависимости от стандартов, установленных организацией, хотя существуют общие правила.^[11][12][13] Правила порядка Роберта содержит примерный набор минут.^[14]

Как правило, протокол начинается с названия органа, проводящего собрание (например, правления), и может также включать место, дату, список присутствующих людей и время, когда стул созвал собрание к порядку.^[15]

Поскольку основная функция протокола - записывать принятые решения, должны быть включены все официальные решения. Если формальный движение предлагается и поддерживается, затем (независимо от того, проходит ли он) это записывается.^[16] Голосование подсчет также могут быть включены.^[17] Часть протокола, посвященная обычному движению, может просто отмечать то, что определенное движение было «передано Энн и принято». Не обязательно указывать имя человека, который секундирует движение.^[16] Если есть подсчет, достаточно записать количество людей, проголосовавших за и против предложения,^[17] но запросы участников записать свои голоса поименно могут быть разрешены. Если решение принимает поименное голосование, то все отдельные голоса записываются поименно.^[17] Если это сделано общее согласие без официального голосования этот факт может быть зафиксирован.

Протокол может заканчиваться отметкой о времени, когда собрание было отложено.^[18][19]

Протоколы иногда представляются ответственным за них лицом (часто секретарем) на следующем собрании для рассмотрения. Традиционная заключительная фраза - «С уважением» (хотя это уже не распространено), за которой следует подпись офицера, его или ее напечатанное (или напечатанное) имя и его или ее титул.^[19][20]

Обычно одним из первых предметов в порядок работы или повестка дня для собрания - оглашение и утверждение протокола предыдущего собрания. Если члены группы соглашаются (обычно единодушное согласие ) что письменные протоколы отражают то, что произошло на предыдущем собрании, затем они утверждаются, а факт их утверждения фиксируется в протоколе текущего собрания.^[21] Если будут обнаружены существенные ошибки или упущения, протокол может быть изменен и повторно представлен позднее. Незначительные изменения могут быть внесены немедленно, используя обычный поправка процедуры, а измененный протокол может быть утвержден «с поправками».^[21] Обычно целесообразно рассылать черновики протокола всем членам до собрания, чтобы собрание не откладывалось из-за чтения проекта.^[19]

Смотрите также

• Дневник
• Вестник

Рекомендации

Цитаты

1. «Минуты». etymonline.com. Получено 15 июн 2019.
2. «Часто задаваемые вопросы о RONR (Вопрос 15)». Официальный веб-сайт правил Роберта. Ассоциация правил Роберта. Получено 2015-12-15.
3. Роберт 2011, п. 468
4. Роберт III 2011, п. 146
5. «Важность корпоративных протоколов». Inc.com. Inc. 13 июня 2000 г.. Получено 2015-12-16.
6. «Руководство по внутренним доходам - ​​4.35.2 Методы аудита деловой прибыли». Irs.gov. Служба внутренних доходов. 5 мая 2006 г. Архивировано с оригинал 22 декабря 2015 г.. Получено 2015-12-16.
7. Карнс, Дэвид. «Как вести корпоративные протоколы». LegalZoom.com. LegalZoom. Получено 2015-12-16.
8. Роберт 2011, п. 460
9. Роберт 2011, п. 96
10. Роберт III 2011, п. 162
11. Сильвестр, Нэнси. «Как вести протокол собрания». Нэнси Сильвестр, Массачусетс, PRP, CPP-T. Получено 2015-12-16.
12. Слотер, Джим. «Протокол статьи». Парламентарий и консультант по парламентским процедурам. Джим Слотер. Получено 2015-12-16.
13. Дженнингс, К. Алан. «Протокол собрания по правилам Роберта». Для чайников. Джон Уайли и сыновья. Получено 2015-12-16.
14. Роберт 2011, стр. 472–473
15. Роберт III 2011, п. 147
16. Роберт III 2011, п. 148
17. Роберт III 2011, п. 149
18. Роберт 2011, п. 470
19. Роберт III 2011, п. 150
20. Роберт 2011, п. 471
21. «Часто задаваемые вопросы о RONR (Вопрос 16)». Официальный веб-сайт правил Роберта. Ассоциация правил Роберта. Получено 2015-12-15.

Источники

• Роберт, Генри М .; и другие. (2011). Правила порядка Роберта Недавно пересмотренный (11-е изд.). Филадельфия, Пенсильвания: Da Capo Press. ISBN  978-0-306-82020-5.
• Роберт III, Генри М .; и другие. (2011). Недавно пересмотренные вкратце Правила порядка Роберта (2-е изд.). Филадельфия, Пенсильвания: Da Capo Press. ISBN  978-0-306-82019-9.

дальнейшее чтение

• Американский институт парламентариев (2014). Полное руководство по протоколам. Американский институт парламентариев. Архивировано из оригинал на 2016-10-14. Получено 2016-03-01.
• Национальная ассоциация парламентариев (2009). Пути к профессиональному мастерству - что было сделано на встрече: путеводитель по протоколам. Независимость, Миссури: Национальная ассоциация парламентариев. ISBN  9781884048562.
• Мина, Эли (2004). Руководство Мины по минутам. Ванкувер (Канада): Eli Mina Consulting. ISBN  978-0973442809.