Заказ на покупку - Purchase order

Пример запроса заказа на поставку от тур-агент.

А заказ на покупку (PO) это коммерческий документ и первое официальное предложение от покупатель к продавец с указанием типов, количества и согласованных цен на продукты или услуги. Он используется для контроля закупок товаров и услуг у внешних поставщиков.^[1] Заказы на покупку могут быть важной частью Планирование ресурсов предприятия системные заказы.

Отступ - это заказ на покупку, который часто размещается через агента (агента по отступлению) на определенных условиях продажи.^[2]

Выпуск заказа на поставку сам по себе не формирует договор. Если предыдущего контракта не существует, то это принятие заказа продавца, который формирует договор между покупателем и продавцом.

Обзор

Компании используют заказы на поставку по нескольким причинам. Заказы на покупку позволяют покупателям четко и ясно сообщить продавцам о своих намерениях. Они также могут помочь агенту по закупкам управлять входящими и отложенными заказами. Продавцы также защищены ПП в случае отказа покупателя от оплаты товаров или услуг.^[3]

Заказы на закупку обеспечивают преимущества в том, что они упрощают процесс покупки до стандартной процедуры. Коммерческие кредиторы или финансовые учреждения может оказывать финансовую помощь на основании заказов на поставку.^[3] Есть разные финансовая торговля средства, которые почти каждое финансовое учреждение позволяет деловым людям использовать против заказов на покупку, например:

Кредитная линия до отгрузки
Кредитная линия после отправки
Механизм торгового финансирования
Кредитная линия на покупку иностранных векселей
Кредитная линия для погашения векселей
Подтверждение заказа
Следовать за

Целью заказов на поставку является закупка материалов для прямого потребления или на склад, закупка услуг, обеспечение потребностей клиентов с использованием внешних ресурсов или закупка материала, необходимого на заводах, из внутреннего источника (перемещение запаса внутри завода на большие расстояния). Они также могут проводить разовые закупочные операции и оптимизировать закупки, используя все преимущества договорных условий или оптимального использования существующих транспортных мощностей.^[3]

Создание заказа на поставку обычно является первым шагом процесс покупки для оплаты в ERP система. Для заказов на покупку может потребоваться Артикул.

Юридический

Хотя типичный заказ на поставку может не содержать договорных формулировок (на самом деле большинство из них содержат немногим больше, чем список товаров или услуг, которые покупатель желает приобрести, вместе с ценой, условиями оплаты и инструкциями по доставке), заказ на поставку является особо важным инструмент, регулируемый Единый торговый кодекс или другой аналогичный закон, который по своему характеру устанавливает заказ на поставку как контракт. Тем не менее, несмотря на характер заказа на поставку как контракта, принято сопровождать принятие заказа на поставку юридическим документом, таким как условия продажи, которые устанавливают конкретные или дополнительные правовые условия контракта.^[4]

Соединенные штаты Положение о федеральных закупках заявляет, что заказы на закупку, как правило, должны выдаваться на основе фиксированной цены, но также предусмотрены положения о том, что заказы на закупку без установленной цены должны быть выставлены в тех случаях, когда «нецелесообразно получать цены до выдачи заказа на поставку».^[5]

Форматы

Электронные заказы на закупку

Многие заказы на поставку больше не оформляются на бумажных носителях, а передаются в электронном виде по Интернет. Электронные заказы на закупку часто используются для покупки товаров или услуг любого типа в Интернете.

Электронные заказы на закупку имеют много названий. Иногда это называется: Электронные закупки, Электронные закупки, Заявки на электронные закупки. Эти условия обычно относятся к электронным заказам на закупку.

Неэлектронные заказы на покупку

Записи о заказе на поставку в большинстве коммерческих фирм все еще находятся на бумаге, и поэтому существует необходимость в правильном формате заказа на покупку. Многие пользователи хотят иметь профессиональное форматирование заказов на покупку по нескольким причинам. Компания может пожелать иметь четкое представление о транзакциях покупки или знать основные требования к заказу на покупку. Это также может сделать его частью деловой документации, что упрощает процесс при ведении учета всех транзакций и производит хорошее впечатление на клиента или покупателя.^[6]

Запрос заказа на закупку

Запрос на покупку или заявку на покупку - это запрос, отправляемый внутри компании для получения приобретенных товаров и услуг, включая акции. Запрос - это документ, который сообщает отделу закупок или менеджеру, какие именно товары и услуги запрашиваются, их количество, источник и связанные с ними затраты.

Форма заявки на закупку (PRF) заполняется до покупки товаров как форма материального разрешения. Формы запроса на покупку часто используются в небольших компаниях, у которых нет компьютерной системы. Однако на рынке доступно множество компьютерных (включая веб-решение) систем, которые могут облегчить сбор информации о запросах на покупку. Запросы заказа на закупку также можно передать в отдел закупок через Информационная система управления.

PRF может содержать бюджет и стоимость покупки, чтобы человек знал годовой и оставшийся бюджет до совершения покупки. Такая система призвана гарантировать, что товары и услуги закупаются с согласия линейного руководителя и что имеется достаточный бюджет.