Инициирование приобретения (ISPL) - Acquisition initiation (ISPL)

Инициирование получения модели данных процесса (ISPL)

Действия по инициации приобретения

Концепции инициации приобретения

Начало приобретения это начальный процесс в Библиотека закупок информационных служб (ISPL) и выполняется организацией-заказчиком, намеревающейся закупить Информационные услуги. Процесс состоит из двух основных действий: определение цели приобретения и планирование приобретения. Во время инициации захвата итеративный возникает процесс, в котором обычно задаются вопросы о цели приобретения. В ответ на эти вопросы Библиотека предоставляет подробную информацию о требованиях, охватывающих такие области, как стоимость, осуществимость и сроки. Примером таких требований является «планирование приобретения», компонент, который также может привести к большему количеству вопросов о цели приобретения (таким образом, разумно заявить, что существует связь между целью приобретения и планированием приобретения).

В модель данных процесса В следующем разделе показаны этапы начала сбора данных. Он показывает как процесс, так и данные, вытекающие из этого процесса, а части изображения также будут использоваться в качестве ссылок в основной части этой статьи.^[1] Концепции и данные, содержащиеся в модели, объясняются в отдельных таблицах, которые можно найти в разделе сразу после модели. Текстовое и более подробное объяснение действий и концепций, составляющих процесс инициирования сбора данных, можно найти в оставшейся части этой статьи.

Проект цели привлечения

Частичная диаграмма данных процесса для проекта цели приобретения

Проект цели приобретения - это описание глобальной цели, которая должна быть достигнута путем начала закупок. Он вдохновлен потребностями бизнеса или бизнес стратегия. Это похоже, хотя и проще, на концепцию краткое описание проекта в PRINCE2. Это первый набросок цели приобретения, содержащий как минимум (краткое) определение проблемы и (краткое) определение цели. Проект цели приобретения предназначен для того, чтобы объяснить основные причины и цели тем людям, которые должны будут принять решение, действительно ли начинать приобретение или нет. Таким образом, он может также включать в себя такие элементы, как анализ затрат и выгод, доли и заинтересованные стороны, и другие элементы, которые будут дополнительно уточняться во время фактического инициирования приобретения.

В этом смысле нет действие процесса инициирования приобретения, но это вход для запуска процесса.

Определение проблемы - это заявление о проблеме, которую можно решить, запустив процесс приобретения.

Например: производственный процесс становится все более неэффективным, отчасти из-за устаревшего программного обеспечения.

Определение цели - это заявление о цели, которая должна быть достигнута при выполнении приобретения:

Например: при обновлении программного обеспечения, которое используется в процессе, производственный процесс вырастет на 20% как по стоимости, так и по времени.

Проект цели приобретения может быть настолько коротким или длинным, насколько это необходимо организации, при условии, что он служит хорошей основой для принятия первоначального решения о начале процесса приобретения.

Определение цели приобретения

Частичная диаграмма данных процесса для уточнения цели приобретения

Когда принимается решение о начале процесса сбора данных, первое действие при инициировании сбора данных - определение цели сбора данных.

Цель приобретения - это совокупность определенных требований к системам и услугам, распределенных по затратам и выгодам, ставкам и заинтересованным сторонам, с определенной целевой областью, служащей границей. Цель приобретения является основой процесса приобретения и для формулирования стратегии приобретения во время планирования приобретения. Входными данными могут быть проект цели приобретения и бизнес-потребности (целевой области). Бизнес-потребности могут быть получены из стратегических бизнес-планов или планов информационных систем.

Определение целевого домена

Целевой домен - это та часть организации клиента, которая участвует в информационной службе или находится под ее влиянием. Он определяется с точки зрения бизнес-процессов, субъектов бизнеса, бизнес-информации, бизнес-технологий и отношений между этими четырьмя аспектами. Целевая область определяется, чтобы обеспечить соответствие цели приобретения с соответствующими требованиями к системам и услугам, которые будут приобретены.

Деловые процессы

представляют собой набор действий внутри организации для достижения определенного результата или цели.

Например: маркетинговые процессы, предназначенные для создания и поддержания рынка для продуктов или услуг организации.

Деловая информация

это информация, которая используется в качестве входных данных в бизнес-процессе, выход или результаты процесса или информация, касающаяся метода выполнения бизнес-процесса.

Например: показатели продаж, исследования рынка и т. Д .; маркетинговые теории и методы, используемые в маркетинговом процессе; результат процесса в виде новой маркетинговой стратегии, включающей новые виды рекламы.

Деловой актер

является либо человеком, либо компьютерной системой (или ее частью), которая работает в информационной системе или по отношению к этой системе, выполняя определенные процессы в этой системе, используя информацию, необходимую для процесса.

Например: сотрудник отдела маркетинга, использующий компьютер с инструментами, используемыми для выполнения маркетингового процесса.

Бизнес-технологии

состоит из всех информационных систем, инструментов, программного обеспечения и методов, используемых субъектами бизнеса для выполнения своих процессов.

Например: маркетинговая теория о том, как найти новых клиентов, графический инструмент для создания плакатов и т. Д.

Таким образом, ограниченное описание целевого домена может быть, например, следующим:
Часть клиентской организации, которая использует программное обеспечение MarketingUnlimited (вымышленное), включающее в себя маркетинг-процесс, несколько типов информации, относящуюся к маркетинговому отделу организации-клиента, сотрудникам, работающим в маркетинговом отделе, и производственной платформе для MarketingUnlimited, состоящей из сервера приложений, нескольких рабочих станций и инструментов, связанных с MarketingUnlimited.

Уточнение цели приобретения

Цель приобретения

результаты, системы и услуги должны быть предоставлены в рамках приобретения и с тем, каким требованиям они должны будут соответствовать.

А требование

Документированное представление существенного условия, которому должна удовлетворять система или услуга, в пользу потребности субъекта в достижении цели.

Например: новый пакет маркетингового программного обеспечения должен иметь время ответа от 0 до 3 секунд на запрос к базе данных.

Затем цель приобретения описывается описаниями систем и услуг:

Описание системы

Описание системы, документирующее требования к системе.

А система представляет собой интегрированную композицию, состоящую из одного или нескольких процессов, аппаратного обеспечения, программного обеспечения, средств и людей, которые обеспечивают возможность удовлетворить заявленную потребность или цель (определение в ISO / IEC 12207).

Описание услуг

Описание услуги, документирующее требования, описывающие услугу.

А служба это процесс, который человек или организация выполняет в пользу другого. ISPL определяет два типа услуг:

• проекты, которые ограничены по времени (например: внедрение пакета ERP), и
• текущие услуги, которые не ограничены по времени (например: службы поддержки).

Проекты описываются документально:

• начальное состояние: какие описательные и операционные элементы уже присутствуют, и какие элементы должны присутствовать в начале проекта
• конечное состояние: опишите, какие описательные и операционные элементы потребуются и будут использоваться после завершения проекта

Текущие услуги описываются документально:

• тип процесса что будет выполняться в текущем сервисе,
• оперативные элементы которые являются объектом услуги,
• свойства услуги: свойства, характеризующие услугу:

• вложение свойства: свойства, которые обеспечивают обоснование или цели для привлечения услуги. Относится к анализу затрат и выгод,
• функциональные свойства: свойства бизнес-процесса и рабочих практик, которые выполняются в сервисе,
• качественный свойства: уровень обслуживания, требуемый пользователями или стратегией организации.

Когда требования, установленные в (исходных) описаниях системы и услуг, не обеспечивают достаточной основы для:

• организация клиента для точной оценки затрат и выгод или
• для организации-поставщика, чтобы подготовить удовлетворительное предложение,

более тщательный анализ требований, используя признанный метод, может потребоваться.

Другая информация о том, как ISPL определяет результаты приобретения можно найти в общем Запись ISPL.

Анализ затрат и выгод

Анализ выгоды и затрат касается анализа:

Расходы

ресурсы, которые должны быть потрачены на приобретение информационных услуг и

Преимущества

ресурсы, которые будут получены от получения информационных услуг,

для успешной оценки инвестиционных вопросов приобретения.

Преимущества должны быть оценены, даже если они не поддаются количественной оценке, но предпочтительно идентифицировать с использованием финансовых терминов или других поддающихся количественной оценке метрики.

Например: Программное обеспечение, которое будет приобретено, позволит отделу маркетинга обрабатывать данные о прошлой деятельности на 10% более эффективно, чем в нынешней системе.

Расходы должны быть тщательно оценены, в основном, но не исключительно, от требований к системам и услугам и стратегии приобретения, которая будет принята. Таким образом, затраты связаны не только с оборудованием или программного обеспечения покупка (или развитие), но с учетом затрат на все мероприятия в рамках приобретения.

например: управление привлечением, обеспечение качества и обучение актеров.

Анализ долей и заинтересованных сторон

А акционер

является действующим лицом в организации или целевом домене, которого затронет данное приобретение.

Важно определить всех затронутых участников и каким образом они затронуты (их доля), потому что негативное отношение участников может отрицательно повлиять на успех приобретения. ISPL предлагает провести анализ SWOT (Сильные и слабые стороны, возможности и угрозы), чтобы участники могли правильно и тщательно определить ставки участников. Результаты этого анализа могут служить исходными данными для анализа ситуации и рисков.

Планирование приобретения

Частичная диаграмма данных процесса для этапа планирования приобретения

Информация, содержащаяся в цели приобретения, используется для составления плана приобретения. План приобретения - это генеральный план всего приобретения. В этом плане определяются сценарии доставки, а также оцениваются ситуация и риски. На основе сценариев, ситуаций и рисков формируется стратегия управления приобретением. Кроме того, план приобретения будет содержать основные точки принятия решений, в которых принимаются решения о результатах в рамках приобретения и формируется приобретающая организация (аналогично проектной организации).

Сценарий предоставления услуги

На основе цели приобретения, которая, среди прочего, содержит требования и описания к системам и услугам, могут быть сформированы сценарии доставки информационных услуг, которые будут приобретены. Можно построить несколько сценариев, которые затем будут оцениваться и использоваться при разработке стратегии приобретения. Сценарии построены с учетом приоритетов и взаимозависимости результатов.

Приоритет

Приоритеты связаны с важностью каждой доставки: у какой доставки предпочтение по времени перед другой.

Приоритеты могут вытекать из:

• Стратегия: некоторые результаты могут дать организации конкурентное преимущество;
• Финансы: результаты могут привести к снижению затрат на деятельность организации;
• Политика: некоторые отделы могут иметь больше политической власти внутри организации, что позволяет им влиять на приоритет поставок, связанных или важных для этого отдела.

Зависимость

Некоторые доставки могут зависеть друг от друга, требуя, чтобы одна услуга была доставлена ​​раньше, чем следующая.

Эти зависимости может быть:

• Технологический: одни результаты должны быть доставлены раньше других.

Например: перед установкой программного обеспечения необходимо установить новое оборудование.

• Функциональный: некоторые функции одного результата должны быть доставлены до того, как другой результат сможет работать.

Например: основные функции пакета ERP должны быть настроены перед активацией и настройкой модулей.

• Связано с повторным использованием: Если результат можно повторно использовать в нескольких ситуациях, а другой, связанный с ним, нет, то было бы разумно сначала создать повторно используемый результат из-за его более широкого использования.

Например: Когда был придуман USB-порт, вероятно, сначала был разработан USB-порт, до того, как были разработаны компьютеры, которые могли бы его использовать.

Пример сценария реализации программного продукта продукта

Пример:

Во время проекта, направленного на то, чтобы сделать ISPL более специфичным для реализации универсального программного обеспечения продукта, был разработан ряд сценариев. Один из них был для подхода одноразовой реализации. На рисунке ниже показана схема созданного сценария. Пример сценария внедрения программного обеспечения показан на миниатюре справа.

В этом примере общие результаты в рамках реализации программного обеспечения упоминаются, выполняются и доставляются по-разному с течением времени, в основном из-за зависимостей между результатами. Например, фактическая поставка программного обеспечения и других связанных результатов зависит от результата «Proeftuin». «Proeftuin» - это согласованный период, в течение которого программное обеспечение тщательно тестируется организацией-заказчиком, предоставляется и поддерживается поставщиком. Организация-заказчик может получить представление об использовании программного обеспечения в целевой области, чтобы гарантировать, что программное обеспечение «подходит» для организации.

Анализ ситуации и рисков

ISPL придерживается ситуативного подхода к управлению приобретением. Ситуационный подход учитывает свойства проблемной ситуации, которые называются ситуационными факторами. ISPL предоставляет ряд таких ситуационных факторов. Некоторые из этих ситуационных факторов влияют на события, которые имеют неблагоприятные последствия: риски. Таким образом, ситуационные факторы и риски в рамках ISPL связаны друг с другом. Это позволяет предоставить ряд эвристик, определяющих, какие факторы влияют на определенные риски. Сначала анализируется ситуация, а затем ISPL предлагает ряд рисков, которые могут возникнуть в данной ситуации. Имея эту информацию, можно сформировать стратегию приобретения для смягчения как ситуации, так и рисков в ряде областей. анализ ситуации и рисков ISPL можно найти в Запись ISPL.

Ситуация

Сначала оценивается ситуация с приобретением. ISPL предоставляет контрольный список ситуационных факторов для анализа ситуации, знания о ситуации для эффективного использования контрольного перечня получают путем анализа документов и опроса ключевых участников в рамках приобретения. Контрольный список, который предоставляет ISPL, конечно, не является ни окончательным, ни исчерпывающим, но дает представление о некоторых основных моментах, которые могут описать текущую ситуацию.

Ситуация описывается в двух измерениях, которые вместе могут использоваться для оценки ситуации:

• Измерение знаний: это измерение группирует знания о ситуации в:
  • Сложность: сложность управления имеющимися знаниями, оцениваемая по трем параметрам: простой à средний à сложный
  • Неопределенность: отсутствие доступных знаний, оцениваемое по трем параметрам: определенное à умеренное à неопределенное
• Размер домена: который определяет, какая (часть) организации должна быть исследована и рассмотрена. В ISPL определены два домена:
  • Целевой домен: часть организации (клиента), затронутая приобретением
  • Сервисный домен: организация, которая предоставляет приобретаемые услуги

Оба сгруппированы в четыре класса: процессы, информация, субъекты, технологии.

Пример ситуационного фактора, связанного со сложностью процессов в целевой области (взят из книги ISPL: Управление рисками и планирование поставок (см. Внешние ссылки)), показан на изображении ниже.

После того, как все ситуационные факторы были проанализированы на предмет их измерения, сложности или неопределенности, необходимо оценить общую ситуацию:

• Перечисляются все факторы со «сложными» и «неопределенными» значениями, и определяется их влияние на общую сложность и неопределенность;
• Перечислены умеренные факторы и определено их влияние на общую сложность и неопределенность;
• Перечисляются факторы с «простыми» и «определенными» значениями, и определяется степень, в которой они противодействуют общей сложности и неопределенности.

Общая неопределенность и сложность определяется опытом, имеющимся в организации.

Определение домена службы

Для того чтобы анализ ситуации работал и правильно идентифицировал все возможные риски, связанные с приобретением, необходимы знания о сложности и неопределенности, связанной с доменом услуги: поставщиком услуг. Это связано с тем, что область обслуживания может повлиять на успех приобретения. Домен службы идентифицируется так же, как целевой домен.

Однако на этой ранней стадии процесса ISPL может быть сложно полностью идентифицировать домен услуги, потому что может быть, что внешние поставщики будут привлечены для предоставления некоторых результатов. Внешние поставщики на данный момент неизвестны. Вот почему в ходе приобретения необходимо повторить анализ ситуации и рисков для повторной оценки.

Риск

Риск

А рисковать - возможное наступление неблагоприятных последствий события.

Анализ рисков - это:

• то идентификация рисков,
  • оценка их вероятность возникновения,
  • оценка влияние возможного происшествия,
• определение критических рисков.

ISPL определила набор рисков, разделенных на два класса:

• Риски для бизнеса: влияние на эффективность бизнеса в целом;
• Риск для службы: влияние на производительность приобретаемых (подлежащих) услуг.

Риски связаны с ситуативными факторами, которые предоставляет ISPL.

Пример риска что связано с приведенным выше примером ситуационного фактора:

Когда

• «сложность качественных характеристик бизнес-процессов» в целевой области оценивается как «высокая»,

тогда возможными рисками могут быть:

• • Низкое качество обслуживания / системы
  • Услуга / система не принимаются бизнес-субъектами
  • Недостижение бизнес-ставок

(взято из книги ISPL: Управление рисками и планирование поставок (см. внешние ссылки))

Стратегия приобретения

Частичная диаграмма данных процесса для стратегии приобретения (часть планирования приобретения)

Стратегия приобретения в ISPL действует как дизайн управление рисками стратегия. Стратегия управления рисками обеспечивает выбор вариантов, снижающих вероятность и / или влияние рисков. ISPL предоставляет несколько вариантов, разделенных на четыре класса:

1. варианты для ситуации клиента,
2. отношения с поставщиками,
3. проект и
4. Сервисы.

Варианты выбираются исходя из их эффективности, стоимости и связанной с этим задержки доставки.

Ниже приводится краткое изложение ISPL, которое содержит гораздо более обширные объяснения. Для этого см. Внешние ссылки.

Варианты для ситуации с клиентом

Три основных варианта:

• Изменение ситуационных факторов в целевой области

Если возможно, организация может решить изменить свою ситуацию, исключив возможные риски, связанные с текущей ситуацией.

• Изменить или уточнить требования которые были настроены в рамках Цели привлечения

Требование могло быть слишком сложным или слишком простым, или иным образом неэффективным для ситуации приобретения.

• Определите стратегию в отношении стандартов

Организация-заказчик может принять определенные стандарты, например, чтобы обеспечить открытость внутри организации и по отношению к внешним сторонам, максимизировать взаимодействие между услугами / системами и т. Д.

Варианты отношений с поставщиками

Пять основных вариантов:

• Выбор между внешними или внутренними поставщиками

Выбор зависит, среди прочего, от знаний об услуге, стоимости и сроков доставки, необходимых участников и возможных выгод от заключения контрактов.

• Определить типы торги

Могут быть выбраны конкретные типы торгов, связанные с требуемым типом отношений с поставщиком. Типы торгов:

• • открытая процедура,
  • ограниченная процедура,
  • договорная процедура,
  • конкурс дизайна.

Более подробные объяснения этих типов торгов см. По внешним ссылкам.

• Определите взаимодействие с поставщиками

В сложных и / или неопределенных ситуациях, касающихся области обслуживания, может быть сделан определенный выбор при обмене информацией с поставщиком.

Например: решите запросить у поставщика информацию о его услугах перед "запрос предложения ' сделан.

• Определите гибкость контракты

Когда ситуация в сфере услуг является сложной или неопределенной, определенные элементы договора могут быть сделаны менее (или более) гибкими, чтобы обеспечить здоровые отношения с поставщиком.

• Определение контрактов и ограничений последовательности

Может быть принято решение разделить приобретение на несколько контрактов, чтобы сделать ситуацию для организации-заказчика более определенной (хотя и немного более сложной).

Варианты для проектов

Два основных варианта:

• Решите покупать или развивать

Примите решение о покупке, например, когда: доступно достаточное количество продуктов, сложность требований невысока и / или возможности участников низкие.

Например: купить ERP программное обеспечение продукта как SAP.

• Определить требования стратегии реализации проекта

Стратегия реализации проекта предусматривает четыре подхода: монтаж, строительство, описание и контроль проекта. Во время приобретения, по крайней мере, может быть определена стратегия установки, также может быть установлен подход к строительству. Подходы к строительству и установке, которые определяет ISPL:

• • Один выстрел: Построить / установить за одну попытку. Этот подход в некоторой степени связан с подход "большого взрыва" к внедрению программного обеспечения.

Например: Разработайте программу с одной попытки, и никакой последующей установки не требуется.

• • Инкрементальный: Построить / установить по частям.

Например: покупается пакет ERP, для которого сначала устанавливается самый базовый модуль, после чего последующие функциональные модули (покупаются и) устанавливаются, когда они необходимы. Этот подход в некоторой степени связан с «поэтапный» подход к внедрению программного обеспечения.

• • Эволюционный: Построить / установить полностью, но несколько версий.

Например: Программа полностью разработана и установлена. Затем его вторая версия полностью построена (или первая версия полностью переработана) и установлена. Этот подход в некоторой степени связан с «поэтапный» подход к внедрению программного обеспечения.

Варианты текущих услуг

Два основных варианта:

• Определить порядок обслуживания

Выбор услуг делается в отношении поставщика.

Например: соглашение с поставщиком о совместном использовании услуги с другой организацией (служба поддержки от поставщика), право собственности на сервер приложений может быть определено как принадлежащее поставщику, который передает им ответственность за машину.

• Определить требования подхода к управлению услугами

Выбирается, в какой степени организация-заказчик хочет контролировать предоставление текущих услуг.

Например: необходимые часы доступности службы поддержки определяются и устанавливаются в соглашение об уровне обслуживания которые организация-заказчик может взять под контроль.

Планирование точек принятия решений

На основе всех предыдущих действий составляется планирование точек принятия решений. Это планирование точек принятия решения с установленным временем.

Точка принятия решения

Точка принятия решения

Точка принятия решения - это установленный момент времени, когда заказчик, с поставщиком или без него, принимает решение об услугах и результатах, связанных с услугами.

Точка принятия решения описывается:

• Результаты, служащие предпосылками для принятия решения
• Организация и график работы
• Затраты, связанные с точкой принятия решения
• Роли, связанные с принятием решения
• Цель решения

Пример планирования точки принятия решения для реализации программного обеспечения продукта

Пример планирования точек принятия решений можно найти на миниатюре справа. В этом планировании точки принятия решений планируются во времени (сверху вниз, слева направо). Это планирование было взято из исследования, чтобы сделать ISPL более конкретным для реализаций программного обеспечения продукта. Таким образом, планирование точек принятия решений нацелено на часть процесса реализации программного обеспечения.

Краткий пример описания точки принятия решения можно найти на изображении ниже. Это описание было взято из того же исследования, чтобы сделать ISPL более конкретным для реализаций программного обеспечения продукта.

Организация приобретения

Устанавливается организация приобретения, аналогичная проектной организации. Хотя приобретающая организация больше сосредоточена на (юридических) отношениях, которые она должна поддерживать с организацией-поставщиком.

Контрактный орган

Лицо, уполномоченное решать вопросы с договором

Сервисный орган

Лицо, уполномоченное решать проблемы с (предоставленной) услугой

Юридический консультант

Лицо или группа лиц, которые, исходя из своего опыта и способностей, могут помочь властям в процессе приобретения сформировать обоснованное мнение по правовым вопросам.

Финансовый советник

Лицо или группа лиц, которые, исходя из своего опыта и способностей, могут помочь властям в процессе приобретения сформировать обоснованное мнение по финансовым вопросам.

Технологический советник

Лицо или группа лиц, которые, исходя из своего опыта и способностей, могут помочь властям в процессе приобретения сформировать обоснованное мнение по технологическим вопросам.

Рекомендации

1. Изображение выполнено автором статьи для методология курс Утрехтский университет.

дальнейшее чтение

• (ISPL1) Консорциум ISPL (1999). Управление процессами приобретения. Ден Хааг (Нидерланды): Тен Хаген Стам
• (ISPL2) Консорциум ISPL (1999). Управление рисками и планирование поставок. Ден Хааг (Нидерланды): Тен Хаген Стам
• (ISPL3) Консорциум ISPL (1999). Определение результатов. Ден Хааг (Нидерланды): Тен Хаген Стам
• (ISPL4) Консорциум ISPL (1999). Словарь. Ден Хааг (Нидерланды): Тен Хаген Стам
• (Verhoef) = Verhoef, D., Kermmerling, G., van der Meulen, E. & Schutte, H. (2004). Закупки ИТ-услуг, внедрение на основе ISPL. Zaltbommel (Нидерланды), издательство van Haren

внешняя ссылка

• [1]
• [2]
• ISPL
• www.ispl.org: Интернет-инструмент ISPL