Электронное выставление счетов - Electronic invoicing

Электронное выставление счетов (также называемый электронное выставление счетов) является формой электронный биллинг. Методы электронного выставления счетов используются торговыми партнерами, такими как клиенты и их поставщики, для представления и отслеживания транзакционных документов между собой и обеспечения выполнения условий их торговых соглашений. Эти документы включают счета-фактуры, заказы на поставку, дебетовые, кредитовые авизо, условия оплаты, платежные инструкции и перевод проскальзывает.

Электронное выставление счетов включает в себя ряд различных технологий и вариантов ввода и используется как общий термин для описания любого метода, с помощью которого счет в электронном виде представляется покупателю для оплаты.[1]

Цель

Основная ответственность отдел кредиторской задолженности заключается в обеспечении утверждения, обработки и оплаты всех неоплаченных счетов от поставщиков. Обработка счета включает в себя запись важных данных из счета и передачу их в финансовую или бухгалтерскую системы компании. После того, как подача завершена, счета должны пройти через бизнес-процесс компании для оплаты.[2]

Электронный счет можно определить как структурированные данные счета, выставленные в Обмен электронными данными (EDI) или XML форматы, возможно, с использованием веб-форм в Интернете.[3] Этими документами можно обмениваться различными способами, включая EDI, XML или CSV файлы.[4] Их можно загружать с помощью электронной почты, виртуальных принтеров, веб-приложений или FTP-сайтов. Компания может использовать программное обеспечение для обработки изображений для сбора данных из счетов-фактур в формате PDF или бумажных документов и ввода их в свою систему выставления счетов. Это упрощает процесс подачи заявок и положительно влияет на усилия по обеспечению устойчивости. У некоторых компаний есть собственный внутренний процесс выставления электронных счетов; однако многие компании нанимают стороннюю компанию для внедрения и поддержки процессов выставления электронных счетов и архивирования данных на своих серверах.[5]

Разнообразие форматов и каналов доставки усложняет использование электронных счетов. Чтобы упростить это, можно использовать расширение файла .INV, что сделает файлы .INV легко открытыми в бухгалтерском программном обеспечении. Файл .INV может иметь формат XML, соответствующий стандартам.

История

С середины 1960-х годов компании начали устанавливать каналы передачи данных с торговыми партнерами для передачи документов, таких как счета-фактуры и заказы на поставку. Вдохновленный идеей безбумажный офис и более надежной передачи данных, они разработали первые системы электронного обмена данными. Эти проприетарные системы были довольно эффективными, но жесткими. Казалось, что у каждой группы торговых партнеров был свой метод электронного обмена данными. Не существовало стандарта, который мог бы выбрать какой-либо торговый партнер. Признавая это, Аккредитованный комитет по стандартам X12, институт стандартов под эгидой ANSI, перешел на стандартизацию процессов EDI. Результат известен сегодня как стандарт ANSI X12 EDI.[6]Это оставалось основным способом обмена транзакционными данными между торговыми партнерами до 1990-х годов, когда начали появляться компании, предлагавшие более надежные веб-приложения с пользовательским интерфейсом. Эти новые веб-приложения имели функции, которые обслуживали как поставщика, так и клиента. Они позволили онлайн-подачу индивидуальных счетов, а также загрузку файлов EDI, включая форматы CSV, PDF и XML. Эти услуги позволяют поставщикам выставлять счета своим клиентам для сопоставления и утверждения в веб-приложении. Поставщики также могут видеть историю всех счетов, которые они отправляли своим клиентам, не имея прямого доступа к системам клиентов. Это связано с тем, что вся информация о транзакциях хранится в центрах обработки данных сторонней компании, которая предоставляет веб-приложение для выставления счетов. Заказчик может регулировать эту информацию о транзакциях, чтобы контролировать объем информации, доступной продавцу.[7]

По мере того как компании переходят в цифровую эру, все больше и больше компаний переходят на услуги электронного выставления счетов для автоматизации своих отделов кредиторской задолженности. Глобальное исследование электронного выставления счетов за 2012 год продемонстрировало темпы роста электронного выставления счетов. Согласно исследованию, 73% респондентов в той или иной степени использовали электронные счета-фактуры в 2012 году, что на 14% больше, чем в 2011 году. Сопротивление поставщиков электронному выставлению счетов снизилось с 46% в 2011 году до 26% в 2012 году.[8] Согласно отчету, сделанному GXS В 2013 году в Европе принимается правительственное законодательство, побуждающее компании применять методы электронного выставления счетов. По оценке казначейства США, внедрение электронного выставления счетов во всем федеральном правительстве снизит расходы на 50% и сэкономит 450 миллионов долларов в год.[9]

Стандарты электронного выставления счетов

Существуют разные стандарты. В Директиве ЕС 2014/55 / ​​EU об электронном выставлении счетов в государственных закупках отмечалось, что «существует несколько глобальных, национальных, региональных и частных стандартов; ... ни один из них не имеет преимущественной силы, и большинство из них не совместимы друг с другом».[10]

  • ЭДИФАКТ
  • UBL (Универсальный деловой язык ) [11]
  • Finvoice (Финляндия)
  • EHF (Elektronisk handelsformat) (Норвегия)
  • E-Invoice (Эстония) [12]
  • FacturaE (Испания)
  • FatturaPA (Италия)
  • CFDI (Мексика)
  • ISDOC (Чешская республика)
  • E-faktura (Польша)
  • OIOUBL (Дания)
  • PEPPOL BIS (Австрия, Франция, Бельгия)
  • Свефактура (Швеция)
  • UBL-OHNL (Нидерланды)
  • ZUGFeRD, XRechnung (Германия)
  • Nota Fiscal Eletrônica (Бразилия)
  • Facturación Electrônica (Эквадор)
  • DTE (Чили)

В соответствии с Директивой ЕС 2014/55 / ​​EU об электронном выставлении счетов при государственных закупках ЕС поручил разработать «Европейский стандарт электронного выставления счетов».[13]

использование

Чтобы включить электронное выставление счетов, должен существовать существующий метод просмотра транзакций, обычно ERP (Планирование ресурсов предприятия ) или систему бухгалтерского учета. Маршрутизация и правила должны быть установлены в спецификации проекта. Обычно это касается сотрудников отдела кредиторской задолженности, ИТ и иногда отдела закупок. После того, как в системе установлена ​​маршрутизация, можно настроить правила проверки, чтобы уменьшить количество исключений для счетов. Дополнительная проверка может быть настроена для автоматического отклонения ошибок, трехсторонних сопоставлений счетов-фактур, заказов на поставку и других документов. Валидация также может уведомить поставщиков о принятии или отклонении. Как только спецификация электронного выставления счетов завершена и тестирование завершено, поставщики предприятия подключаются электронным способом, и система электронного выставления счетов готова.[14]

Смотрите также

Рекомендации

  1. ^ привязать к. (2009). Будущее электронного выставления счетов, стр. 5. Получено из digitdoc: «Архивная копия» (PDF). Архивировано из оригинал (PDF) на 2012-10-21. Получено 2013-06-17.CS1 maint: заархивированная копия как заголовок (связь)
  2. ^ Инструменты бухгалтерского учета. (2013). Контроль кредиторской задолженности. Получено из инструментов бухгалтерского учета: http://www.accountingtools.com/accounts-payable-controls
  3. ^ "e-VoicingBasics". Получено 13 апреля 2017.
  4. ^ GXS. (нет данных). Потерял? Не знаете, что искать в решении для выставления электронных счетов? Получено с GXS: http://www.gxs.co.uk/eBooks/eInvoicing/e-invoicing_ebook_uk.pdf В архиве 2013-10-29 в Wayback Machine
  5. ^ Банк США, Скотт Гессе. (2010, 9 августа). Электронное представление и оплата счетов (EIPP): упрощение процесса оплаты. Получено из nasact: http://www.nasact.org/conferences_training/nasact/conferences/AnnualConferences/2010AnnualConference/CS7_Hesse.pdf В архиве 2013-10-29 в Wayback Machine
  6. ^ Хилл, М. Г. (нет данных). Краткая история электронного обмена данными, стр. 6. Получено с BizTalk Server 2000: Руководство для начинающих: http://books.mcgraw-hill.com/downloads/products/0072190116/0072190116_ch01.pdf В архиве 2014-03-09 в Wayback Machine
  7. ^ GXS. (2013). Краткая история, полученная из einvoicingbasics: http://www.einvoicingbasics.co.uk/what-is-e-invoicing/a-brief-history/
  8. ^ Институт финансовых операций. (2012). Переход к экосистемам электронного выставления счетов, стр. 6. Получено из базового ПО: http://www.basware.com/sites/default/files/restricted/2012-global-e-invoicing-study.pdf?rrt=21
  9. ^ Бруно Кох, Г. (2013, апрель). Электронное выставление счетов / Электронный биллинг. Получено из GSX: http://www.gxs.co.uk/wp-content/uploads/billentis-2013-report.pdf
  10. ^ Европейский Союз, Директива 2014/55 / ​​ЕС об электронном выставлении счетов при государственных закупках, 16 апреля 2014 г., Преамбула, раздел 1
  11. ^ Совет по цифровому бизнесу, Руководство по внедрению электронного выставления счетов: Внедрение в Австралии электронного выставления счетов с использованием UBL
  12. ^ Описание эстонского электронного счета
  13. ^ Европейский Союз, Директива 2014/55 / ​​ЕС об электронном выставлении счетов при государственных закупках, 16 апреля 2014 г., статья 3
  14. ^ Электронное выставление счетов и связь с поставщиками. (2015). Transcepta. Получено из transcepta: http://www.transcepta.com/wp-content/uploads/2015/05/Transcepta-Building-the-Business-Case-for-E-Invoicing-and-Supplier-Connectivity.pdf