Модель континуума записей - Records continuum model

Модель континуума записей

В записывает модель континуума (RCM) - это абстрактная концептуальная модель, которая помогает понять и изучить действия по ведению документации. Он был создан в 1990-х годах Университет Монаша академик Фрэнк Апвард при участии коллег Сью МакКеммиш и Ливия Яковино как ответ на развивающиеся дискуссии о проблемах управления цифровыми записями и архивами в дисциплине архивоведение.^[1]

RCM был впервые опубликован в статье Upward 1996 г. «Структурирование континуума записей - часть первая: посткустодиальные принципы и свойства».^[2] Upward описывает RCM в широком контексте континуум где действия и взаимодействия превращают документы в записи, свидетельства и память, которые с течением времени используются для множества целей. Вверх помещает RCM в помещение после заключения под стражу, постмодерн и структурирование концептуальная основа.^[3] Австралийские ученые и практики продолжают исследовать, развивать и расширять RCM и теорию континуума записей вместе с международными сотрудниками через исследовательскую группу Records Continuum Research Group (RCRG) в университете Монаша.

Описание

RCM - это абстрактная концептуальная модель, которая помогает понять и исследовать действия по ведению записей (как взаимодействие) по отношению к множеству контекстов в пространстве и времени (пространство-время ).^[4] Действия по ведению документации охватывают период времени, охватывающий несколько структур действий в рамках ведения документации, включая современный учет, нормативный учет и исторический учет.Благодаря политикам, системам, организациям, процессам, законам и социальным предписаниям архивисты и регистраторы могут оценивать записи таким образом, чтобы они учитывали запись с периода до ее создания до ее использования в текущей практике ведения документации.^[2] В непрерывном процессе процессы ведения записей, такие как добавление метаданные, исправить документы, чтобы можно было управлять ими как контекстными доказательствами.^[4] Записи, которые считаются имеющими постоянную ценность, сохраняются и управляются как исторический учет однако в контексте происхождения записи, не имеющие архивной ценности, уничтожаются, как только они теряют свою административную ценность.^[5] Подход RCM к архивированию подразумевает, что системы и процессы создают записи как текущие, так и архивные в момент создания.^[6]

RCM можно визуализировать как серию из 4 концентрических колец или размеров; Создание документа, Запись записей, Организация корпоративной и личной памяти и Плюрализация коллективной памяти пересекающиеся с набором скрещенных осей; транзакционность, доказательность, ведение документации и идентичность.^[2] Каждая ось помечена описанием действия или взаимодействия, которое происходит на этом пересечении. Создавать, Захватывать, Организовать и Множественное число, как вкратце называют измерения, представляют действия по ведению записей, которые происходят в пространстве-времени. Действия, которые происходят в этих измерениях по осям, объяснены в таблице ниже:^[1][7]

Измерение	Транзактность	Доказательства	Бухучет, ведение учета, делопроизводство	Личность
Создавать	Сделка. Документ создан.	След. Документ создается как часть немедленного и минимального информационного процесса. Все, что фиксируется, - это структура и контент документа, а также потенциально их порядок в непосредственном контексте создания.	[Архивный] Документ. Документ создается и фиксируется в какой-то информационной системе.	Актер (ы). Кто-то (человек) решает совершить действие, которое генерирует записанную информацию.
Захватывать	Мероприятия. Записи управляются как часть деятельности, выполняемой группой внутри организации.	Свидетельство. Записи фиксируются как свидетельство деятельности, которая способствовала их созданию.	Запись (и). Записи фиксируются в системе ведения записей.	Единицы). Записи собираются и доступны для группы людей.
Организовать	Функция. Записи управляются как часть функции, выполняемой организацией.	Корпоративная / индивидуальная память. Записи организованы и управляются как свидетельства их функции (й) и играют роль организационной памяти.	Архив. Записи организованы в архив, чтобы показать, что они имеют постоянную ценность для организации / группы / сообщества.	Организация. Записи организованы, доступны и управляются в соответствии с организационным контекстом.
Множественное число	Цель. Записи управляются в рамках их внешних функций или социальных целей.	Коллективная память. Записи организуются, управляются и хранятся как свидетельство их коллективной социально-правовой памяти.	Архивы. Записи имеют множественное число, демонстрируя их постоянную ценность как коллективную память, гарантируя, что они являются частью архивных систем, которые переносят записи за пределы жизни организации.	Учреждение. Записи делятся на множество учреждений, которые управляют записями в интересах общества.

Ценность RCM заключается в том, что он может помочь визуализировать, где в непрерывном цикле можно разместить действия по ведению документации. Затем этот континуум можно использовать для изучения концептуальных и практических допущений, лежащих в основе практики ведения документации, в частности, дуализма, присущего использованию и практике терминов «записи» и «архивы».^[2] Это определение поддается линейному прочтению RCM - начиная с Создавать и работать в направлении Плюрализация записанной информации. Еще одно линейное толкование - в первую очередь рассмотреть дизайн - роль, которую системы Плюрализация и Организация играть в проектировании, планировании и внедрении учета, а затем учитывать последствия для Создавать и Захватывать. Однако это всего лишь два из многих способов интерпретации модели, поскольку измерения и оси представляют несколько реальностей, которые происходят в пространстве-времени, любая из которых может происходить одновременно, одновременно и последовательно в электронной или цифровой среде и / или физическом пространстве.^[6][8]

Представляя множественные реальности, RCM формулирует многочисленные и разнообразные точки зрения, которые вносят вклад в записи и архивы, включая индивидуальные, групповые, общинные, организационные, институциональные и социальные точки зрения. Эти контексты показывают необходимость рассмотрения различных заинтересованных сторон и соавторов в отношении использования, доступа и оценки записей и архивов.^[4] В течение срока службы записи различные заинтересованные стороны в отношении записей принимают множество решений, включая, но не ограничиваясь ими, менеджеров записей и архивистов. Другие заинтересованные стороны могут быть идентифицированы в различных аспектах взаимодействия, включая тех, кто участвует в предоставлении информации (не только человек или организация, которые ее создали или собрали), а также их семьи и сообщество. Таким образом, записи - это не просто физические или цифровые представления физических объектов, хранящихся и управляемых в архиве или репозитории, но свидетельства множества точек зрения, повествований и контекстов, которые способствовали их формированию.

Модель континуума записей часто описывается как контрастирующая или противоречащая жизненный цикл модель записей.^[9][10] Хотя RCM включает несколько способов концептуализации и ведения документации, включая подход жизненного цикла, между ними есть некоторые существенные различия. В то время как подход жизненного цикла показывает четко обозначенные фазы в управлении записями, непрерывный подход концептуализирует эти отдельные элементы как непрерывные, а не как заметные части.^[10] Во-вторых, подход жизненного цикла четко определяет концептуальные и процедурные границы между текущими и неактивными записями. Текущие записи идентифицируются как «записи», а неактивные или исторические записи - как «архивы». Однако континуальный подход рассматривает управление записями как интегрированный процесс, пересекающий пространство-время. Этот более темпоральный метод ведения записей позволяет использовать их для множества контекстов и представлений.

Это означает, что записи «всегда находятся в состоянии ...»,^[4], способные вносить вклад в новые контексты, зависящие от различий в восприятии и историческом опыте различных заинтересованных сторон, анализирующих их содержание. Следовательно, архивные записи не просто исторические или фиксированные, они могут быть повторно интерпретированы, воссозданы и повторно контекстуализированы в соответствии с их местом и использованием в пространстве-времени. Таким образом, архивные учреждения являются узлами в сети записанной информации и ее контекстов, а не конечной точкой на стадии жизненного цикла для записей, которые управляются как «реликвии».^[11]

Теория и влияния

RCM представляет собой представление того, что обычно называют теорией континуума записей, а также австралийского континуума мышления и / или подходов.^[4] Эти идеи были развиты как часть австралийского подхода к управлению архивами, который поддерживал Ян Маклин, главный архивист Управления архивов Содружества в Австралии в 1950-х и 1960-х годах. Маклин, чьи идеи и практика были предметом первой публикации RCRG в 1994 году,^[12] упоминается в 1959 г. Американский архивист статьи к «непрерывному (общедоступному) управлению записями», от административной эффективности через ведение документации до безопасного хранения «конечного культурного продукта».^[13] Видение Маклина бросило вызов разрыву между текущим делопроизводством и архивной практикой. Питер Скотт, современник Архивного управления Содружества, также признан одним из основных факторов, оказавших влияние на теорию континуума австралийской документации благодаря его разработке Австралийской системы серийных номеров, системы реестров, которая помогла выявить и задокументировать сложные и множественные "социальные, функциональные, проверенные финансовые вопросы". , и документальные отношения ", участвующие в управлении записями и процессами ведения записей в пространстве-времени.^[1]

В группу RCRG также повлияли специалисты в области архивов и исследователи, такие как Дэвид Бирман и его работа по транзакционности и системному мышлению, а также Терри Кук Представления о посткустодиализме и макрооценке.^[14] Более широкое влияние на теорию континуума оказывают философы и социальные теоретики. Жак Лакан, Мишель Фуко, Жак Деррида, и Жан-Франсуа Лиотар, а также социолог Энтони Гидденс, при этом теория структурирования является ключевым компонентом понимания социального взаимодействия в пространстве-времени.^[1] Критика канадским архивариусом Джеем Атертоном разделения между делопроизводителями и архивариусами в 1980-х годах и использование термина «континуум документации»^[15] возобновил разговор, который Маклин начал во время своей карьеры, и помог донести свои идеи и этот термин до континуума австралийских рекордов.^[16] Использование Атертоном термина континуум записей имеет несколько существенных отличий в концепции, применении и наследии по сравнению с австралийским мышлением континуума записей.^[1][17]

Пост-тюремное заключение как архивная концепция играет важную роль в создании RCM. Этот термин был рожден из-за выявленной и острой необходимости решить сложность компьютерных технологий по созданию записей и управлению ими во времени и пространстве.^[18] Пост-тюремное заключение обсуждается Фрэнком Апвардом и Сью МакКеммиш в 1994 году как часть исследования изменений в архивном дискурсе, начатого в 1980-х годах Джеральдом Хэмом и расширенного Терри Кук как часть «смены парадигмы после тюремного заключения».^[18][19][20] Апвард и МакКеммиш изучают пост-хранение по отношению к RCM как точку входа в более широкий разговор о записях и ведении записей, являющихся частью процесса, в котором архивные учреждения должны играть не только роль архивных органов, оценка, описывая и размещая физические объекты, находящиеся у них на хранении.

Основываясь на приведенных выше теоретических основах, RCM в качестве основы признает центральную роль, которую деятельность по ведению документации играет в создании, вводе, организации и текущем управлении записями во времени и во всех областях, таких как организации и институциональные архивы. Ведение записей - это практика и концепция, четко определенные в архивной и архивной литературе авторами континуума как «широкая и всеобъемлющая концепция интегрированных процессов ведения документации и архивирования для текущих, нормативных и исторических целей».^[1] Ведение записей относится к действиям, выполняемым с записями, которые добавляют новые контексты, такие как захват записи в систему, добавление метаданных или выбор ее для архива. Поэтому в RCM записи не определяются в соответствии с их статусом объектов. Скорее, записи понимаются как часть непрерывной деятельности, связанной с известными (а также потенциально неизвестными) контекстами. Таким образом, запись (а также записи, коллекции и архивы) являются частью более широких социальных, культурных, политических, юридических и архивных процессов. Именно эти контексты жизненно важны для понимания роли, ценности и доказательных качеств записей в пространстве-времени и за его пределами (прошлое, настоящее и потенциальное будущее).^[21]

Другие модели информационного континуума

RCM - самая известная из всех созданных моделей континуума, но не существует изолированно. Несколько других дополнительных моделей были созданы создателем RCM Фрэнком Апвардом, а есть другие, созданные исследователями континуума, которые предлагают улучшенные или альтернативные способы понимания континуума.

Серия континуальных моделей, созданная Фрэнком Апвардом, включает:^[14]

• Модель континуума информационных систем (данных) (моделирование данных и поток данных)
• Модель континуума культурного наследия (истории, рассказанные в документах, и значение этих историй для других)
• Модель континуума публикации (доступа) (степень доступности и способ выпуска документа)

Модели, созданные в сотрудничестве:

• Модель информационного континуума (Барбара Рид, Дон Шаудер, Фрэнк Апвард) (технологии, управляющие системой и методы классификации)

Другие модели:

• Юридические контексты модели континуума записей (Ливия Яковино)^[22]
• Опосредованное ведение документации: культура как свидетельство (Лейза Гиббонс)^[23]

Рекомендации

1. McKemmish, S .; Вверх, F. H .; Рид, Б. (2010). «Модель континуума рекордов». Энциклопедия библиотечных и информационных наук (3-е изд.). С. 4447–8. Дои:10.1081 / E-ELIS3-120043719. ISBN  978-0-8493-9712-7.
2. Вверх, Ф. (1996). «Структурирование континуума записей - часть первая: посткастодиальные принципы и свойства». Архивы и рукописи. 24 (2): 268–285.
3. Вверх, Ф. (1997). «Структурирование континуума документации - часть вторая: теория структурирования и ведение документации». Архивы и рукописи. 25 (1): 10–35.
4. МакКеммиш, С. (2001). «Размещение записей континуум теории и практики». Архивное дело. 1 (4): 333–359. Дои:10.1007 / BF02438901.}
5. О'Ши, Грег; Робертс, Дэвид (1996). «Жизнь в цифровом мире: признание электронных и пост-тюремных реалий». Архивы и рукописи (Pdf).
6. "404". Архивировано из оригинал на 2014-10-13. Получено 2015-10-01.
7. Информация в таблице взята из Вверх, Ф. (2005). «Континуум рекордов». В McKemmish, S .; Piggott, M ​​.; Рид, В .; Upward, F. (ред.). Архивы: делопроизводство в обществе. Wagga Wagga, Новый Южный Уэльс: Центр информационных исследований. С. 197–222.
8. Рид, Б. (2005). «Чтение континуума записей: интерпретации и исследования». Архивы и рукописи. 33 (1): 18–43.
9. «Континуум рекордов». Словарь терминологии архивов и записей. Общество американских архивистов. Получено 5 августа 2016.
10. МакКеммиш, С. (1997). «Вчера, сегодня и завтра: сплошная ответственность». Протоколы 14-го национального съезда Австралийской ассоциации управления делами, 15–17 сентября 1997 г.. Перт, Австралия: RMAA. С. 18–36.
11. Акланд, Г. (1992). «Управлять записью, а не реликвией». Архивы и рукописи. 20 (1): 57–63.
12. McKemmish, S .; Пигготт, М. (1994). Континуум записей: Ян Маклин и австралийские архивы: первые пятьдесят лет. Клейтон: Ancora Press. ISBN  086862019X.
13. Маклин, И. (1959). «Австралийский опыт в управлении записями и архивами». Американский архивист. 22 (4): 383–418. Дои:10.17723 / aarc.22.4.cu4242717578022t.
14. Вверх, Ф. (2000). «Моделирование континуума как смена парадигмы в процессах ведения документации и архивирования, а не только - личное размышление». Журнал управления записями. 10 (3): 115–39. Дои:10.1108 / EUM0000000007259.
15. Атертон, Дж. (1985–1986). «От жизненного цикла к континууму: некоторые мысли об отношениях управления записями и архивами». Архивария. 21: 43–51.
16. Bwalya, K. J .; Mnjama, N.M .; Себина, П.М.И.М. (2014). Концепции и достижения в области управления информационными знаниями: исследования в странах с развивающейся и развивающейся экономикой. Издательство Чандос.
17. Вверх, Ф. (1994). «В поисках континуума:« Австралийский опыт »Иэна Маклина, очерки по ведению документации». В McKemmish, S .; Пигготт, М. (ред.). Континуум записей: Ян Маклин и австралийские архивы: первые пятьдесят лет. Клейтон: Ancora Press. С. 110–130. ISBN  086862019X.
18. Вверх, F .; МакКеммиш, S (1994). «Где-то вне заключения: обзор литературы». Архивы и рукописи. 22 (1): 136–149.
19. Хэм, Ф. Г. (1981). «Архивные стратегии для пост-тюремной эпохи». Американский архивист. 44 (3): 207–16. Дои:10.17723 / aarc.44.3.6228121p01m8k376.
20. Кук, Т. (1994). «Электронные записи, бумажные умы: революция в управлении информацией и архивами в пост-тюремную и постмодернистскую эпоху». Архивы и рукописи. 22 (2): 300–28.
21. Вверх, Ф. (2005). «Континуум рекордов». В McKemmish, S .; Piggott, M ​​.; Рид, В .; Upward, F. (ред.). Архивы: делопроизводство в обществе. Wagga Wagga, Новый Южный Уэльс: Центр информационных исследований. С. 197–222.
22. Яковино, Ливия (2006). «Правовые и социальные отношения: альтернативная модель регулирования Интернета». Делопроизводство, этика и закон. Библиотека архивариуса. Дордрехт: Springer, Нидерланды. С. 253–300. ISBN  978-1-4020-4691-9.
23. Гиббонс, Л. М. (2015). Культура в континууме: YouTube, небольшие истории и воспоминания. Факультет информационных технологий Университета Монаша Школа информационных технологий Колфилда.

внешняя ссылка

• Группа исследований континуума записей в Университете Монаша