Личный ассистент - Personal assistant
 | Эта статья поднимает множество проблем. Пожалуйста помоги Улучши это или обсудите эти вопросы на страница обсуждения. (Узнайте, как и когда удалить эти сообщения-шаблоны) (Узнайте, как и когда удалить этот шаблон сообщения)
|
А личный ассистент, также называемый личный помощник (PA) или же личный секретарь (PS), это название работы описание человека, который помогает конкретному человеку с его повседневными делами или личными задачами.[1]
Обязанности, ответственность и функции
Помощник помогает с распоряжением временем и повседневным делом, встречами, перепиской и заметками. Роль личного помощника может быть разнообразной, например, отвечать на телефонные звонки, делать заметки, планировать встречи, отправлять сообщения по электронной почте, отправлять текстовые сообщения и т. Д.
В деловом или личном контексте помощники - это люди, которые предоставляют услуги, которые избавляют его или ее работодателя от напряжения задач, связанных с управлением личной и / или деловой жизнью. Они помогают с множеством задач по управлению жизнью, включая выполнение поручений, организацию путешествий (например, тур-агент такие услуги, как покупка авиабилетов, бронирование номеров в отелях и аренда автомобилей, организация мероприятий, а также оказание более локализованных услуг, таких как рекомендация другого маршрута для работы в зависимости от дорожных условий или условий поездки), финансы (оплата счетов, покупка и продажа акций ) и покупки (планирование еды, запоминание особых случаев, таких как дни рождения).
Помощники (As) часто выступают в качестве первой точки контакта менеджера с людьми как внутри, так и за пределами организации. Это означает, что их задачи и навыки часто можно разделить на две области: технические навыки и личные навыки.
Задачи могут включать, но не ограничиваются:
- разработка и поддержка офисных систем, включая управление данными и архивирование;
- организация поездок, виз и проживания и, иногда, поездки с менеджером для записи или диктовки на собраниях или для оказания общей помощи во время презентаций;
- проверка телефонных звонков, запросов и запросов и их обработка, когда это необходимо;
- встреча и приветствие посетителей на всех уровнях стажа;
- организация и ведение дневников и назначение встреч;
- работа с входящей электронной почтой, факсами и почтой, часто корреспонденция от имени менеджера;
- ведение диктовки и минут;
- проведение предварительных исследований и представление результатов;
- подготовка документов, информационных материалов, отчетов и презентаций;
- организация встреч и участие в них, а также обеспечение хорошей подготовки менеджера к встречам;
- поддержание связи с клиентами, поставщиками и другим персоналом.
Помимо поддержки менеджеров, их команды и отделов, у многих PA также есть собственная личная нагрузка и обязанности. Сфера функций PA может быть обширной, а дополнительные обязанности могут включать:
- выполнение конкретных проектов и исследований;
- ответственность за счета и бюджеты;
- принятие на себя некоторых обязанностей менеджера и более тесное сотрудничество с руководством;
- Замещение менеджера, принятие решений и делегирование работы другим в его отсутствие;
- участие в процессах принятия решений.
Люди, которые не могут позволить себе нанимать личного помощника для выполнения поручений или ответа на телефонные звонки на полную ставку, могут нанять личного консьержа или помощника на неполный рабочий день. Большинство компаний предлагают личную секретарскую помощь, а также базовые услуги помощника, такие как исследования, составление расписания, организация поездок и многое другое. Затраты на сотрудника, занятого неполный рабочий день, могут в конечном итоге превысить сумму, которую стоило бы нанять сотрудника, работающего полный рабочий день. Другие компании взимают фиксированную ежемесячную плату за услуги личного помощника в зависимости от количества запросов, которые, как ожидается, будут размещаться каждый месяц. В дополнение к услугам личного помощника, которые предоставляются с членством, другие стимулы, такие как местные скидки, услуги консьержа, рекомендации по питанию, а также общие знания и опыт, могут даже превзойти навыки обычного сотрудника личного помощника. Вместо этого новые компании-помощники взимают ежемесячную фиксированную ставку, что позволяет сэкономить деньги.
Небольшие компании, особенно начинающие и девелоперские компании, небольшие YouTube каналы и владельцы небольших веб-сайтов - могут пожелать воспользоваться услугами личного помощника для управления отдельным руководителем или для помощи в офисе, когда новая компания приступает к созданию своего нового бизнеса. Эти личные помощники могут развить большие навыки при рождении новой компании и иметь возможности для продвижения по службе. Другие личные помощники накопят ценные знания и опыт, если решат перейти на другие должности.
Развитие карьеры
Персональным помощникам в сфере бизнеса могут быть предложены должности в другом месте компании. Некоторых просят рассмотреть возможность работы на полную ставку в другом месте компании, в зависимости от уровня амбиций и требуемого / желаемого образования. Некоторые работодатели не сразу увидят потенциал личного помощника, и поэтому личный помощник останется на этой должности до тех пор, пока другие должности не станут вакантными.
В последние годы личный помощник знаменитости оказался в центре внимания. Многие помощники знаменитостей использовали известность знаменитостей для создания собственных компаний, например Мадонна бывший помощник.[нужна цитата ]
Смотрите также
- Au Pair
- Тело человека, Американский политический жаргон для личного помощника политика или политического кандидата.